志书，是以一定体例反映特定行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献，是一个地方的百科全书。编纂志稿水平的高低，直接关系到志稿成书的质量。志书编写除了必须严格坚持编纂工作的指导思想与基本原则之外，还应把握好以下几个问题。
　　一、把握好文体
　　地方志书的文体是由其内容所决定的。《湖北省第二届省、市（州）、县（市、区）三级地方志书编纂行文规则》规定：新编地方志一律采用“语体文、记述体”。
　　语体，指表现语言风格的文体。从广义上分，有口头语体和书面语体两类。语体文指的是书面语体。书面语体又分为文艺语体、政论语体、公文事务语体、记述语体等。地方志采用记述语体。
　　记述体一般要有六个要素：时间、地点、人物、事由、事情经过、事情结果。把这六个要素，按实际发生的情况，如实记述下来的文章，就是记述体文。记述体文最大的特点，就是如实记录，不加褒贬。打个比方，如果把其它文体比做绘画，那么，记述体就好比照相。绘画可人为发挥，照相却是真实再现。志书语言必须是记述体，而不是文艺语体、政论语体或公文事务语体。要求只摆事实，不作述评。
　　二、把握好记述范围
　　志书的记述范围，包括地域范围和时间范围。
　　地域范围。鲜明的地域性，是地方志的重要特征。“地方”，顾名思义，指的是特定的区域。“志”，在这里是记述的意思。记述一个特定区域的人、事、物的书籍，就叫地方志。区域不同，志书名也就不同，如“大清一统志”，记的是一个国家的事物；“湖广总志”，记的是一个行政省的事物；黄州府志，记的是黄州府范围内的事物；罗田县志，记述的应是罗田境内的事物。上一级行政区域的志书，可以记载辖区属地的内容，而下一级行政区域的志书，则不宜记载上一级行政区域除本行政区域之外其它地方的内容。正是由于志书的地方性强，所以称其为“地方志”。“地方志”有“越境不书”的规定。
　　由此，编写志书时，必须严格按照地方志的这一特性去组织材料，每一章、每一节、每一目，都必须紧扣其特定的中心去展开记述，不能偏离其主题，任意发挥。一部志书好比一棵瓜，有藤（茎）、有叶、有果。果是果，叶是叶，尽管果与叶是通过藤蔓联系在一起的，但在记述中，写果时不宜去写叶，写叶时不宜去写果。先写藤，再写叶，后写果。秧苗藤蔓长出地面，叶子长出一片、二片、三片，藤蔓长出一尺、二尺、三尺，开花结果。通过对藤、叶、果的分别记述，一棵瓜的形象就会跃然纸上，给读者一个完整的印象。
　　时间范围。可以从两个方面理解：一是不能越位，二是要到位。不能越位，就是志书所记事物不得超越《凡例》规定的上限和下限。如果超越，则视为越限。当然，也不能机械地执行志书的断限。有的事物，确需交待来龙去脉，而其起始时间又在志书上限之前，作为背景材料交待一下也未尝不可。比如，有的工程项目竣工的时间与志书下限相距甚近，为了反映该项目的完整性，采用括注的形式也是可行的；有的志书的总述、大事记等需要越限，可在凡例中加以说明。要到位，就是上限、下限要到位，它是指志书记述事物应达到的上限和下限位置。有的事物在志书下限之前已经终止，这种情况在志稿中应作出说明，以表明这一事物到头了。
　　三、把握好横排竖写
　　横排竖写是志书最基本的写作方法。它有不同的说法，如：纵述历史，横陈现状；时经事纬，等等。虽提法不同，但意思一致。
　　横排就是依据事物的特性，按照一定的顺序进行排列，分类描写，以此达到展现事物全貌的目的。横排实际上就是资料的组织与运用。打个比方，大象有鼻子、牙齿、大耳朵、个体体重大等特点。修志者把这些特点，按照科学的方法去排列，去记述，这就是横排。按照这样横排写出的事物，必然是大象，而不会是骆驼、牛、马等别的动物。
　　竖写是方志在体裁上区别于其它文体的主要特征，也是方志编纂最基本、最普遍、最关键的写作方法。说白了，竖写就是以时间为主体进行描写。比如：大象的幼年期、中年期、老年期，在大象成长的不同时期，大象的体貌特征各不相同。按照时间把它如实记述下来，就是竖写。要坚持竖写原则，需要在以下几个方面下功夫：一是要顺时记事。就是要按照事物发生时间的顺序，把事物的兴衰起伏记载下来。二是要努力体现事物发展的阶段性。三是要着力记好起点、转折点和终点。所谓起点，是指事物的起始发端。所谓转折点，是指事物发展过程中的重要变化点。当然，这种重大量变和质变时的情况，在有的事物发展过程中往往会出现多次。抓住了这些转折点，再根据记述的不同对象，横陈事物在重大量变或质变时的外部条件和内部根据，从而揭示事物发展因果关系，体现事物发展的本质变化。如果所记实体为多元化的事物，还要采取点面结合的方法加以记述。所谓终点，是指事物的终结。记好终点，就是记好事物消亡时的情况。一般来说，这个终点还是比较好记的，只需交待何时、何物因何原因而消亡或终结。但另有一种情况，就是事物在志书下限时尚未消亡而且正在发展之中，对于这类事物，按照志书断限的要求，则要记好志书下限时事物发展的现状。
　　志书必须从记述事类本身的实际出发，采用适当的竖写形式。从二届罗田县志的编纂实践来看，志书的竖写形式至少有四种：一是年编写。这里又有两种情况：一种是存在时间较短或出现较晚的事物，象“政法”部分中的“从重从快严厉打击刑事犯罪”；另一种是虽贯穿于整个历史长河中，但每条资料对得出科学的结论都是不可缺少的依据，如“水灾”、“旱灾”等自然灾害，这种事物逐年编写，既便于存史备查，又不占过多的篇幅。二是重写转折点。跨越时间长且有明显起伏变化标志的事物，如果逐年记述，不仅会拉长篇幅，而且也没有必要，实际上也做不到。应选择其发展变化的若干转折之点侧重加以记述。如“教育”专章的“小学教育”等。三是期记述。如在不同历史时期的性质、形态有明显差异的政权、司法等专业志中的许多类目。四是典型记述。象“科技成果”、 “严重自然灾害”、“重大事件”等，此类事物不一定有转折点、阶段性，可选择其中的典型加以记述。
　　四、把握好资料性
　　资料性著述是志书的基本属性。《地方志工作条例》第三条对志书属性的定义是：“地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。”方志从萌芽开始，就具有资料性的特征。古人修志，都十分重视对资料的征集、整理、考订和核实。网罗资料力求全面，巨细无遗，多多益善。现代修志尤其重视掌握第一手资料。提倡“据事直书”，反对“信笔乱真”。
　　当然，修成的志书也不是资料越多越好，还是以适度为宜。仍以大象为例。大象横排的东西很多，除上述鼻子、牙齿、大耳朵、个体体重大等特点之外，还有象眼、四肢、皮、毛、尾巴等，这些如果一一排列，则显得臃肿、哆嗦，这就有一个取舍的问题。志书有“详近略远、详异略同”的写作要求，也就是说，带有共性的东西可以略写，甚至不写，而要精选记述对象最具特色、彰显个性的东西去展开描写，比如象鼻、象牙，这类彰显个性的东西如果没有去写，就是缺项。志书要求“纵不断主线，横不缺要项”。
五、把握好特色体现
　　体现特色既包括体现时代特色，又包括体现地方特色。
　　地方志的时代特征，是对地方志的整体要求，而非某项单项要求。社会主义的时代特点，要体现在整部志书的记述之中：在指导思想上，记载的重点应该是社会变革，是改革开放取得的新成就；在记述内容上，要突出“新”字，着重记述社会变革，事物变化，反映发展的阶段性；在框架结构上，要从现代社会分工和科学分类的实际出发，力求表现出门类的相互关系，形成一个有机的整体；在语言文风上，要采用现代规范的语体文记述体，反对文白夹杂，对历史纪年、数字用法，执行现代行文的统一要求。文风要朴实、精炼。
　　地方志的地方特色，又称地方性，是地方志首要的基本特征。地方志的地方特色，很重要的一点，是对地方特点的宏观把握。所谓地方特点，应该是一个整体概念，它表现于地方的各个方面。既表现在自然环境及其变迁方面，也表现在社会分工及其发展和制度变革等方面。地方志要反映地方特点，不仅仅是体现在个别门类的设置上。只有真正反映出一地的本质特征，才能说真正体现出地方特点。突出地方特色大致可以采取总体展示、直接揭示、提前详记、增设类目、图文并茂、升格等方法谋篇布局，展开记述。
　　六、其它需要注意的问题
　　1、时间概念。忌用模糊语言，宜用准确概念。
　　2、少用“了”等用语。
　　3、人称。忌用第一人称，宜用第三人称。如需要表述本县可用“县”、“境内”或直接用县名等表述。